soul club Pilates StudioTermin buchen

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Hier erfährst Du, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Du diese Website nutzt oder bei uns buchst, wozu wir sie brauchen und welche Rechte Du hast.

1. Verantwortliche Stelle

Soulclub Christiane Pieper
Inhaberin: Christiane Pieper
soul club Pilates Studio
Schloßstraße 21, 32108 Bad Salzuflen
E-Mail: hello@soulclub-pilates.de
Telefon / WhatsApp: 0155 676 82663

Eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil das gesetzlich nicht erforderlich ist. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst Du uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Online-Buchung eines Kurses

Wenn Du über die Website einen Platz reservierst, verarbeiten wir: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Deine Telefonnummer, den gewählten Termin, die gewählte Zahlungsart und den Zeitpunkt der Buchung. Dazu speichern wir, wann Du den Buchungsbedingungen in welcher Fassung zugestimmt hast, damit wir das später belegen können. Buchst Du auf eine 5er- oder 10er-Karte, verarbeiten wir zusätzlich den Kartencode und die Zuordnung der Buchung zur Karte, damit der Reststand stimmt.

Zweck ist die Durchführung des Vertrags über Deine Teilnahme: Wir reservieren Deinen Platz, verwalten die Teilnehmenden eines Kurses und erreichen Dich bei Änderungen oder Kursausfall. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben sind für die Buchung erforderlich, ohne sie können wir keinen Platz reservieren. Die E-Mail-Adresse brauchen wir, um Dir Bestätigung, Erinnerung und Änderungen zuverlässig zuzustellen. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

3. Anmerkung und Gesundheitsangaben

Im Buchungsformular kannst Du eine Anmerkung eintragen, etwa zu Verletzungen oder einer Schwangerschaft. Das ist freiwillig. Solche Angaben sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Wir verarbeiten sie nur, wenn Du sie einträgst, und nur auf Grundlage Deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Du mit dem Absenden der Anmerkung erteilst. Wir nutzen sie ausschließlich, damit Dein Training sicher durchgeführt werden kann.

Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos an hello@soulclub-pilates.de. Die Anmerkung wird dann gelöscht. Spätestens 90 Tage nach dem Kurstermin wird sie ohnehin gelöscht. Du kannst das Feld auch leer lassen und uns stattdessen vor Ort ansprechen.

4. Buchung per Telefon, WhatsApp oder vor Ort

Du kannst Deinen Platz auch telefonisch, per WhatsApp oder im Studio buchen. Wir tragen die Buchung dann selbst in unsere Verwaltung ein. Dabei verarbeiten wir die Angaben, die Du uns nennst, in der Regel Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sowie Termin und Zahlungsart. Name und Kontakt sind dabei freiwillig, wir können auch nur einen Platz reservieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Speicherdauer ist die gleiche wie bei einer Online-Buchung.

Schreibst Du uns über WhatsApp, verarbeitet der Anbieter (WhatsApp Ireland Limited, ein Unternehmen der Meta-Gruppe) Verbindungsdaten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Wir verwenden Deinen Namen, Deine Nummer und Deine Nachricht nur, um Deine Anfrage zu beantworten oder Deine Buchung einzutragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Fragen lit. f). Wenn Du das nicht möchtest, ruf uns an, schreib eine E-Mail oder komm vorbei.

5. Buchungscode und Kalenderdatei

Zu jeder Buchung mit E-Mail-Adresse wird ein zufälliger Buchungscode erzeugt, mit dem Du Deinen Termin selbst absagen kannst. In unserer Datenbank liegt der Code als kryptografische Prüfsumme (damit prüfen wir ihn beim Absagen) und zusätzlich verschlüsselt. Die verschlüsselte Fassung brauchen wir, um Dir den Code in der Erinnerungs-E-Mail vor dem Kurs erneut zu nennen. Der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank auf dem Server. Sagst Du ab oder lassen wir Deine Daten löschen, wird auch der verschlüsselte Code gelöscht.

Nach der Buchung kannst Du den Termin samt Adresse und Buchungscode in Deinen Kalender übernehmen. Der Knopf „iPhone“ lädt eine Kalenderdatei, die unser Server beim Klick erzeugt und nur an Dein Gerät überträgt. Die Knöpfe „Android“ und „Outlook“ öffnen den Kalender von Google beziehungsweise Microsoft im Browser. Erst durch Deinen Klick werden Termin, Adresse und Buchungscode an den jeweiligen Anbieter übergeben, ab dann gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Was Dein Kalender danach mit dem Eintrag macht, etwa ihn mit einem Cloud-Konto abgleichen, liegt außerhalb unseres Einflusses.

6. Karten

Zu einer 5er- oder 10er-Karte verarbeiten wir Name und Kontaktdaten der Inhaberin oder des Inhabers, die Art der Karte, den Kartencode, das Ausgabe- und Ablaufdatum sowie die Zahl der bereits verbrauchten Einheiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Angaben sind zur Abwicklung der gekauften Karte erforderlich.

Damit wir bei Rückfragen belegen können, wie oft und wann eine Karte benutzt wurde, führen wir für jede Karte einen Nutzungsnachweis: Termin und Class, Zeitpunkt der Buchung, Teilnahme oder Nichterscheinen sowie Zeitpunkt und Urheber einer Stornierung. Bei stornierten Buchungen ist der Name bereits gelöscht, der Bezug zur Karte bleibt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis des Kartenstands gegenüber Dir und uns. Die Speicherdauer entspricht der der Kartenbuchungen (Abschnitt 11).

7. E-Mails an Dich

Rund um Deine Buchung schicken wir Dir Nachrichten an die angegebene E-Mail-Adresse: eine Buchungsbestätigung mit Buchungscode, Absage-Link und Kalenderdatei, eine Erinnerung 13 Stunden vor dem Kurs (ebenfalls mit Buchungscode), eine Bestätigung, wenn Du einen Termin absagst, eine Nachricht, wenn wir eine einzelne Buchung stornieren, und eine Nachricht, wenn ein gebuchter Kurs ausfällt. Das sind Nachrichten zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), keine Werbung. Versendet wird über das Postfach des Studios beim Hoster (siehe Abschnitt 12), die Nachrichten gehen an Dich und nicht an Dritte.

Der Absage-Link in den Nachrichten enthält Deinen Buchungscode hinter einem Rautezeichen. Dieser Teil der Adresse wird vom Browser nicht an unseren Server gesendet. Bitte behandle die Nachricht wie ein Passwort und gib sie nicht weiter, denn wer den Code kennt, kann den Termin absagen.

Schreibst Du uns von Dir aus eine E-Mail, verarbeiten wir Deine Adresse und den Inhalt Deiner Nachricht, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen lit. f). Wir löschen die Nachricht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Wenn wir Deinen Platz telefonisch oder per WhatsApp eingetragen haben und Du keine E-Mail-Adresse genannt hast, erreichen wir Dich über die Telefonnummer.

8. Newsletter und WhatsApp-Community (freiwillig)

Im Buchungsformular kannst Du freiwillig zustimmen, dass wir Dir Neuigkeiten, Aktionen und Angebote per E-Mail schicken, und, wenn Du eine Telefonnummer angibst, dass wir Dich zu unserer WhatsApp-Community einladen und Dich darüber kontaktieren. Beide Kästchen sind nicht vorausgewählt, und Du kannst ohne Zustimmung buchen. Rechtsgrundlage ist Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Werbung zusätzlich § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG).

Wir speichern dafür Deine E-Mail-Adresse, Deinen Namen und, falls Du zugestimmt hast, Deine Telefonnummer, dazu den Zeitpunkt Deiner Zustimmung und die Fassung des Textes, dem Du zugestimmt hast. Jede Adresse und jede Nummer wird nur einmal gespeichert. Die E-Mail-Anmeldung bestätigst Du in einer Nachricht an Dich per Klick (Double-Opt-in), erst dann gilt sie. Bisher werden diese Daten nur gesammelt. Sobald wir den Newsletter oder die Community starten, nutzen wir sie ausschließlich dafür.

Du kannst jederzeit widerrufen, per Link in der Bestätigungsmail und in jedem Newsletter, formlos an hello@soulclub-pilates.de oder über unsere WhatsApp-Nummer. Nach einem Widerruf bleibt Deine Adresse als Sperrvermerk gespeichert, damit wir Dich nicht erneut anschreiben. Auf Wunsch löschen wir den Eintrag komplett. In einer WhatsApp-Community können andere Mitglieder unter Umständen Deine Telefonnummer sehen. Darauf und auf die Verarbeitung durch WhatsApp (Meta) weisen wir Dich bei der Einladung gesondert hin.

9. Übersichten für das Studio

Das Studio bekommt an Tagen mit Classes morgens eine Übersicht an das eigene Postfach: Welche Classes stattfinden, wie viele Plätze frei sind und wer angemeldet ist (Name, Zahlungsart und Anmerkung). So kann sich das Studio auf die Teilnehmenden einstellen und freie Plätze gezielt anbieten. Dazu kommen Wochen- und Monatsauswertungen mit anonymen Zahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO, bei Anmerkungen mit Gesundheitsangaben Deine Einwilligung nach Abschnitt 3. Die Übersichten bleiben im Postfach des Studios, werden nicht weitergegeben und spätestens nach 90 Tagen gelöscht. Die anonymen Kennzahlen (Anzahl, Auslastung, Umsatzschätzung, ohne Namen) werden dauerhaft für Vergleiche gespeichert.

10. Warteliste

Ist ein Kurs ausgebucht, kannst Du Dich auf die Warteliste setzen. Dafür speichern wir Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse, optional Deine Telefonnummer, den Kurs und den Zeitpunkt des Eintrags. Wird ein Platz frei, schreiben wir Dir eine E-Mail, und wer zuerst bucht, bekommt den Platz. Das Studio sieht die Wartenden in der Verwaltung und kann Dich im Zweifel anrufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Dein Wunsch, einen Platz zu bekommen). Den Eintrag löschen wir, sobald Du gebucht hast, Dich über den Link in der E-Mail austrägst, der Kurs ausfällt oder spätestens nach dem Kurs.

11. Speicherdauer

Buchungen werden 90 Tage nach dem Kurstermin automatisch aus der Datenbank gelöscht. Sagst Du einen Termin ab, werden Name, Kontaktdaten und Anmerkung sofort gelöscht, und nur ein anonymer Eintrag ohne Personenbezug bleibt für die Statistik bis zur regulären Löschung bestehen. Auf Wunsch löschen wir diese Angaben auch bei einer nicht abgesagten Buchung jederzeit vorzeitig. Für Buchungen auf einer 5er- oder 10er-Karte gilt: Sie bleiben gespeichert, solange die Karte gültig und aktiv ist, weil sich der Reststand der Karte aus diesen Buchungen berechnet. Ist die Karte abgelaufen oder stillgelegt, werden sie nach derselben Frist gelöscht. Die Kartendaten selbst werden 90 Tage nach Ablauf oder Stilllegung der Karte gelöscht.

Daten für Newsletter und WhatsApp-Community (Abschnitt 8) bleiben gespeichert, bis Du Deine Einwilligung widerrufst. Eine E-Mail-Anmeldung, die Du nicht innerhalb von 14 Tagen per Link bestätigst, wird wieder gelöscht. Einträge auf der Warteliste (Abschnitt 10) werden spätestens nach dem Kurs gelöscht. Danach bleibt nur der Sperrvermerk, solange er nötig ist, damit wir Deinen Widerruf einhalten, oder wir löschen den Eintrag auf Wunsch komplett. Anonyme Kennzahlen ohne Namen und Kontaktdaten (Abschnitt 9) werden dauerhaft gespeichert.

Von der Datenbank werden täglich Sicherungskopien angelegt und nach 30 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten können deshalb bis zu 30 Tage länger in einer Sicherung vorhanden sein. Zusätzlich sichert der Hoster seine Systeme nach eigenem Konzept. Daraus werden Daten spätestens nach sieben Wochen automatisch entfernt.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Belege über Barzahlungen vor Ort, bleiben unberührt. Diese Belege entstehen im Studio und nicht über diese Website.

12. Hosting, Server-Logfiles und Schutz vor Missbrauch

Diese Website wird bei Uberspace (uberspace.de, Jonas Pasche, Kaiserstr. 15, 55116 Mainz) gehostet. Der Hoster speichert die Buchungsdaten auf seinen Servern und verarbeitet sie ausschließlich in unserem Auftrag. Mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser sieht vor, dass die Verarbeitung nur in Deutschland, in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt.

Beim Abruf der Seite fallen beim Hoster technisch bedingt Zugriffsdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp). Sie dienen dem sicheren und stabilen Betrieb. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb der Website. Diese Website selbst legt keine Zugriffsprotokolle an und wertet sie nicht aus.

Damit niemand die Buchung oder den Verwaltungsbereich mit automatisierten Anfragen überlastet oder Zugangsdaten durchprobiert, begrenzen wir die Zahl der Versuche pro Anschluss. Dazu wird Deine IP-Adresse nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers gehalten und nicht dauerhaft gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Sicherheit und Verfügbarkeit).

Gegen erfundene Adressen und Fantasie-Buchungen prüft die Seite beim Buchen und beim Eintragen auf die Warteliste, ob die Domain Deiner E-Mail-Adresse (der Teil nach dem @) E-Mails annehmen kann. Dafür wird nur diese Domain bei einem DNS-Dienst abgefragt, nicht Deine vollständige Adresse. Außerdem ist die Zahl gleichzeitiger Buchungen pro Adresse begrenzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Schutz vor Missbrauch).

13. Cookies und ähnliche Technologien

Für Besucherinnen und Besucher setzt diese Website keine Cookies und speichert nichts auf Deinem Gerät, auch nicht im Local Storage. Ein einziges Cookie entsteht, wenn sich das Studio im internen Verwaltungsbereich anmeldet. Es enthält nur eine signierte Gültigkeitsdauer, keine personenbezogenen Daten, und läuft nach zwölf Stunden ab. Es ist technisch erforderlich im Sinne von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Deshalb gibt es auf dieser Seite kein Cookie-Banner, es gibt nichts einzuwilligen.

14. Keine externen Dienste

Beim Aufruf dieser Website werden keine Daten an Dritte übertragen. Im Einzelnen:

15. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Deine Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Empfänger sind nur das Studio selbst und als Auftragsverarbeiter der Hoster (siehe Abschnitt 12). Andere Kursteilnehmende sehen ausschließlich, wie viele Plätze noch frei sind, niemals Namen, Kontaktdaten oder Anmerkungen. Zugriff auf die Buchungsdaten hat allein das Studio über den passwortgeschützten Verwaltungsbereich.

Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums. Wenn Du über Wellpass, Sportnavi oder Hansefit trainierst, läuft das außerhalb dieser Website. Über diese Seite werden dorthin keine Daten übermittelt.

16. Sicherheit

Die Verbindung zu dieser Website ist verschlüsselt (HTTPS). Der Verwaltungsbereich ist passwortgeschützt, Buchungscodes werden nur als Prüfsumme und verschlüsselt gespeichert, und Zugriffe auf den Server sind auf das Studio beschränkt. Wir passen diese Maßnahmen an den Stand der Technik an.

17. Keine automatisierte Entscheidung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

18. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst Du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht an hello@soulclub-pilates.de genügt. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats.

Außerdem kannst Du Dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Siehe auch Buchungs- und Teilnahmebedingungen und Impressum.

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